Als Schweizer Unternehmer mit einem B2C-E-Commerce-Geschäft habe ich eine der kosteneffizientesten, wirkungsvollsten und menschlichsten Möglichkeiten entdeckt, um nachhaltig zu skalieren: die Anstellung von Vollzeit-Virtual Assistants (VAs) aus den Philippinen.
Dieser Beitrag handelt nicht nur davon, Geld zu sparen. Es geht darum, langfristige, loyale Partnerschaften aufzubauen, die mein Unternehmen und das Leben meiner Mitarbeitenden verändert haben.
Warum eine VA aus den Philippinen?
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Massive Kosteneinsparungen: Eine VA in Vollzeit kostet CHF 250–500/Monat im Vergleich zu CHF 4'000–8'000/Monat in der Schweiz.
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Sehr gutes Englisch: Viele VAs sind gut ausgebildet und sprechen fließend Englisch.
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Starke Arbeitsmoral: Loyalität, Zuverlässigkeit und Genauigkeit sind zentrale Werte.
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Flexible Zeitzonen: Viele arbeiten nach Schweizer Uhrzeiten.
Was meine VAs leisten (eine Menge!)
Ich arbeite mit drei Vollzeit-VAs. Gemeinsam erledigen sie:
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Bearbeitung aller eingehenden Kundenmails auf Schweizerdeutsch, Französisch, Italienisch und Englisch (unterstützt durch ChatGPT).
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Retourenmanagement, Garantieabwicklung und Kundenberatung.
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Pflege und Optimierung von Produkten im Onlineshop.
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Abwicklung aller Dropshipping-Bestellungen.
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Allgemeine Administration und operative Aufgaben, auch in der Hochsaison.
Wir kommunizieren täglich per Google Chat (kostenlos) und WhatsApp. Einmal pro Jahr fliege ich nach Manila für eine Jahresrückschau und ein paar Tage Erholung am Strand.
So gestalte ich die Zusammenarbeit
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Ich habe Prozesse dokumentiert und Arbeitsanleitungen für wiederkehrende Aufgaben erstellt.
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Ich bleibe stets freundlich, auch wenn Fehler passieren. Ich frage mich zuerst: Habe ich es klar genug erklärt?
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Ich frage: "War meine Erklärung verständlich?" und lade zum Dialog ein.
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Ich lobe gute Arbeit ehrlich und zeitnah.
Das Vergütungsmodell (das funktioniert)
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Gehaltserhöhung nach mehreren Jahren.
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13. Monatslohn (in den Philippinen üblich).
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Loyalitätsbonus: Alle 14 Monate erhalten sie CHF 1'400 (14 x CHF 100), inspiriert von Amazon.
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Sie stellen mir monatlich eine Rechnung und kümmern sich selbst um Steuern, Sozialversicherung und Krankenversicherung.
Das Erfüllendste: Eine meiner VAs konnte sich durch diesen Job ein eigenes Haus kaufen.
So habe ich sie gefunden
Viele Plattformen wie VirtualStaff.ph oder OnlineJobs.ph agieren als Vermittler. Kontaktdaten werden verborgen, und sie stehen zwischen Ihnen und der VA.
Warum ich das nicht empfehle:
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Ein Mittelsmann erschwert direkten Kontakt, schafft Unsicherheit und verdient bei jeder Zahlung mit.
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Direkte Zusammenarbeit ist besser.
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Ich empfehle dringend eine Vollzeitstelle, um Nebentätigkeiten auszuschließen.
Profi-Tipp: Nutzen Sie Facebook clever
Agenturen posten täglich auf Seiten wie facebook.com/remotevaph. Wer liked diese Beiträge? Meist die VAs selbst.
Sie können diese Personen direkt anschreiben. So habe ich meine gefunden.
Fazit
Das ist nicht einfach Outsourcing. Es ist Partnerschaft. Meine VAs begleiten mich seit Jahren und sind das Rückgrat meines Online-Geschäfts. Wer Menschen respektvoll behandelt, fair bezahlt und gute Strukturen schafft, erhält Produktivität, Loyalität und Freude zurück.
An alle Schweizer Unternehmer: Das funktioniert. Skalieren muss nicht teuer sein. Es geht auch mit Herz, Struktur und gegenseitigem Vertrauen.